(Vedtektene er sist endret ved årsmøtet 8. februar 2011)
§1 Klubbens navn er Larvik og Sandefjord Veteranvognklubb
§2 Formål
Klubbens formål er å anspore medlemmene til å ivareta, restaurere, fremvise og gjøre bruk av bevaringsverdige kjøretøy og alt som har tilknytning til det motorhistoriske miljøet, inklusiv litteratur og teknisk historisk informasjon. Klubben vil også samarbeide med andre organisasjoner som ivaretar motorhistoriske interesser. Klubben er en ”non-profit” organisasjon, og er helt selvstendig. Klubben har sine egne lover og ordninger.
§3 Medlemskap
Enhver som er eier av, eller er interessert i ting som knytter seg til motorhistorisk miljø kan bli medlem, Medlemmene kan delta i alle klubbens arrangementer og medlemsmøter. Medlemmene har full stemmerett ved alle avgjørelser som angår klubben. Slik stemmerett oppnås dog først etter seks måneders medlemskap. Utmeldelser skal skje skriftlig til styret. Eventuelt betalt kontingent betales ikke tilbake.
§4 Kontingent
Kontingenten fastsetter for påfølgende år av hvert årsmøte med 2/3 flertall. Kontingenten forfaller til betaling 30 dager etter årsmøtet. Medlemskap strykes hvis kontingenten etter purring ikke er betalt innen 01.10.
§5 Styre
Klubben skal ha et styre bestående av 6 personer med følgende funksjoner. Formann, kasserer, sekretær og 3 styremedlemmer. På første styremøtet konstituerer styret seg ved å velge en nestformann, da blir styrets sammensetning: Formann, nestformann, kasserer, sekretær og 2 styremedlemmer. Det skal også velges 2 varamenn til styret. Styret kan utpeke funksjonærer og komiteer og fastsette deres betingelser. Styret er beslutningsdyktig når minst 3 styremedlemmer er til stede, men beslutninger i et slikt styremøte må være enstemmige. For øvrig gjelder vanlig flertallsbeslutning i styret, men ved stemmelikhet er formannens stemme avgjørende.
§6 Løpskomitéer og valgkomité og revisor
Årsmøtet velger annet hvert år komitéene som sitter i to år, med ansvar for Grevlingløpet, Gladløpet og Arrangementskomité. Komiteene skal bestå av minst to personer hver, som selv velger leder. Komitélederne rapporterer til styret. Det føres separate underregnskap for hvert løp og arrangement, disse leveres kasserer i god til før nyttår. Valgkomitéen består av 3 personer og en varamann med en valgperiode på to år, med overlappende valgperioder. Valgkomiteen rekrutteres fortrinnsvis blant avtroppende styremedlemmer. Det bør velges 2 revisorer og en varamann.
§7 Årsmøte
Årsmøte holdes hvert år i februar for det foregående år. Formann velges for 1 år de øvrige styremedlemmene for 2 år, med mulighet for gjenvalg, og med valg av halve styret hvert år, første gang november 1987. Det skal fremlegges revidert årsregnskap. Årsmøtet er beslutningsdyktig, såfremt det er lovlig innkalt med 3 ukers varsel. På årsmøtet skal følgende saker behandles:
- Valg av ordstyrer og referent.
- Styrets årsberetning.
- Revidert regnskap for foregående år.
- Fastsettelse av kontingent.
- Valg av nytt styre, komiteer og revisor.
- Innkomne saker.
Saker som ønskes behandlet av årsmøtet under punkt 6, innkomne saker må være styret i hende senest 14 dager for årsmøtet.
§8 Ekstraordinært årsmøte
Ekstraordinært årsmøte avholdes dersom 1/3 av klubbens gyldige medlemmer krever dette.
§9 Forslag til forandring av vedtektene må være styret i hende innen 1.desember, hvis det skal bli behandlet på første årsmøte. Vedtektsendring krever 2/3 stemmeflertall.